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未処理または進行中など「これから処理すべきもの」に該当した書類は、案件別に分類してファイリングしていきます。この際、重要かつ緊急のものは赤、緊急性は低いが重要なものは黄色、日常業務は透明、というようにクリアファイルの色を活用するのもおすすめです。それぞれのクリアファイルは、縦置き型のボックスなどに入れて収納します。立てて収納するのには、上に重ねて積み上げるよりもスペース効率がよいというだけでなく、目的のファイルが探しやすくなるというメリットもあります。1234 未処理・進行中の書類は案件ごとに縦置き収納することで処理しやすく第3章 仕事の速さ50%アップ!■書類整理の4ステップSTEP仕分けこれから処理する書類を残すまずは、デスクにある書類に目を通し、「これから処理する書類」「処理済みの書類」に仕分けます。処理済みの書類は、保管・保存するものを除き、潔く処分しましょう。STEPボックスに立てて管理ファイルは「立てる」が原則未処理・進行中の書類は、案件別などの方法で分類し、クリアファイルに入れます。このとき、重要度や緊急度別に色分けすると、より探しやすくなります。クリアファイルに入れた書類は、縦型ボックスに立てて収納します。STEP保管または渡す仕事が終わった段階で処分を再検討仕事が終わったら、保管すべきかどうかを判断します。この時、他にその書類を必要としている人がいたら渡してもいいでしょう。保管する場合は、クリアファイルを横型ボックスに入れて、デスクの最下段にある深い引き出しに移動させます。共有すべき書類は、ファイリングして共有キャビネットなどの収納庫へ移しましょう。STEP保存一定期間経過後に保存スペースへ保管した書類は、年度末など決まったタイミングで、必要なものと不要なものに仕分けます。不要なものは処分し、必要なものは保存箱に入れて倉庫など保存スペースに移しましょう。保存する書類は、社内規定などに従って保存期間を決め、時期が来たら処分します。67<縦置き収納のメリット>①省スペースになる①省スペースになる書類を積み上げた場合よりも、スペース効率がよくなり、デスクでの作業がしやすくなります。②一覧性がある書類を積み上げた場合に見えるのは、一番上の書類だけ。立てて置くことで、すべての書類を把握できます。③取り出しやすい書類を積み上げた場合は、下の方にある書類を取り出すのが大変。縦置き収納しておけば、必要な書類をすぐに取り出せます。引き出しの中に横型ボックスをいくつか入れて仕切り、手前から取り出す頻度が高い書類のファイルを入れるとよいでしょう。ラベルはクリアファイルの端に付け、上から見えるようにすると探しやすくなります。

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